Dane i informacje udostępniane są z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawych, wg zasad określonych w ustawie o dostępie do informacji publicznej, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych.

Dane zawarte w rejestrach i ewidencjach są udostępniane w budynku Starostwa w Mońkach przez pracownika prowadzącego dany rejestr/ewidencję w godzinach urzędowania. 
  

W Starostwie Powiatowym w Mońkach prowadzone są, w szczególności, następujące archiwa, ewidencje i rejestry:

Archiwum Zakładowe

Obecnie istniejące Archiwum Zakładowe Starostwa Powiatowego w Mońkach dysponuje aktami /i dokumentacją byłego Urzędu Rejonowego w Mońkach/ dotyczącą Wydziałów:

• Organizacyjnego i Spraw Społecznych,
• Budżetowo-Finansowego,
• Architektury, Ochrony Środowiska i Inwestycji,
• Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami,
• Wydziału Dróg

Szczegółowe zasady funkcjonowania archiwum określa “Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz zasad i trybu postępowania z dokumentami w urzędach terenowych organów rządowej administracji ogólnej”. Dokumentację aktową udostępnia pracownik Wydziału Organizacyjnego i Spraw Społecznych Starostwa Powiatowego w Mońkach. Udostępnianie dokumentacji odbywa się w pomieszczeniach biurowych archiwum zakładowego pod nadzorem pracownika prowadzącego sprawy archiwalne.

Wydział Organizacyjny i Spraw Społecznych:

• rejestr uchwał Rady Powiatu,
• rejestr uchwał Zarządu Powiatu,
• rejestr wniosków i opinii komisji Rady Powiatu,
• rejestr interpelacji i wniosków radnych,
• rejestr aktów wewnętrznych (zarządzeń Starosty Monieckiego),
• rejestr porozumień zawieranych przez Zarząd Powiatu w sprawach przejęcia lub powierzenia zadań,
• rejestr skarg i wniosków,
• rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw,
• ewidencja stowarzyszeń działających na terenie powiatu,
• ewidencja fundacji działających na terenie powiatu,
• ewidencja uczniowskich klubów sportowych,
• ewidencja klubów sportowych działąjących w formie stowarzyszenia, których statuty nie przewidują prowadzenia działaności gospodarczej
• ewidencja klubów sportowych, związków, stowarzyszeń kultury fizycznej,
• rejestr szkół i placówek niepublicznych,
• rejestr korespondencji,
• ewidencja osobowa pracowników Starostwa,
• ewidencja osobowa pracowników powiatowych jednostek organizacyjnych (kierowników, dyrektorów),
• rejestr kontroli /książka kontroli/, 

--------------------------------------------

Referat Komunikacji

• rejestr wydanych dowodów rejestracyjnych (elektronicznie),
• rejestr wydanych pozwoleń i tablic tymczasowych (elektronicznie),
• rejestr wydanych nalepek kontrolnych (elektronicznie),
• rejestr wydanych znaków legalizacyjnych (elektronicznie),
• rejestr skasowanych tablic rejestracyjnych (pisemnie),
• rejestr zatrzymanych przez Policję dowodów rejestracyjnych (elektronicznie),
• rejestr wydanych kart pojazdu (elektronicznie),
• rejestr wydanych uprawnień (elektronicznie),
• rejestr wydanych praw jazdy, międzynarodowych praw jazdy (elektronicznie i pisemnie),
• rejestr zatrzymanych praw jazdy (elektronicznie i pisemnie),
• rejestr wydanych licencji (pisemnie),
• rejestr wydanych zaświadczeń na przewozy drogowe na potrzeby własne (pisemnie).
• rejestr wydawanych kart parkingowych (pisemnie)
• rejestr wydawanych licencji na krajowy transport drogowy rzeczy i osób (pisemnie)
• rejestr wydawanych licencji na regularny przewóz osób na terenie powiatu (pisemnie)
• Centralna Ewidencja Kierowców (elektronicznie),
• Centralna Ewidencja Pojazdów (elektronicznie),
• ewidencja diagnostów,
• rejestr przedsiębiorców prowadzących stacje kontroli pojazdów,
• rejestr przedsiębiorców prowadzących ośrodki szkolenia kierowców,

---------------------------------------

• ewidencja gruntów i budynków,
• ewidencja majątku Skarbu Państwa pozostającego w gestii starosty,
• ewidencja majątku powiatu,
• ewidencja cen i wartości nieruchomości,
• rejestr szczegółowy osnów geodezyjnych,
• rejestr posiadaczy zwierząt gatunków podlegających ograniczeniom,

Zasób Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej - informacje zasobu użytkowego wydawane na pisemny wniosek osobom zainteresowanym; informacje zasobu bazowego wydawane wykonawcom na podstawie zgłoszenia prac geodezyjnych i kartograficznych.

Wydział Architektury, Ochrony Środowiska i Inwestycji:

• rejestr decyzji o pozwoleniu na budowę i rozbiórkę,
• rejestr zgłoszeń,
• rejestr zgłoszeń budów i robót budowlanych nie wymagających pozwolenia na budowę,
• rejestr pozwoleń wodnoprawnych,
• rejestr wydanych kart wędkarskich i łowiectwa podwodnego,
• rejestr sprzętu służącego do amatorskiego połowu ryb,

Wydział Budżetowo-Finansowy:

Wykaz rejestrów, ewidencji i archiwów (zgodnie z ustawą o rachunkowości – Dz. U. Nr 121, poz.591 z późn. zm. oraz Zakładowym Planem Kont) mają charakter wewnętrzny i nie jest udostępniany interesantom.

Wydział Dróg:

• ewidencja dróg kołowych,
• ewidencja obiektów inżynierskich (mostów, przepustów),
• rejestr wydanych decyzji o zajęcie pasa drogowego,
• rejestr zezwoleń na umieszczenie urządzeń w pasie drogowym,
• rejestr zezwoleń na budowę zjazdów.

Ewidencje, rejestry i archiwa prowadzone są na podstawie obowiązujących przepisów prawa. W przypadku braku konkretnej podstawy prawnej w obowiązujących w tym zakresie przepisach prawa, wykazy prowadzone są jako wewnętrzna dokumentacja Wydziałów Starostwa Powiatowego w Mońkach.