BF. 0913-2/2005

PROTOKÓŁ

 

Kontroli finansowej przeprowadzonej w Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Goniądzu przez Alinę Zalewską Podinspektora w Wydziale Budżetowo-Finansowym Starostwa Powiatowego w Mońkach działającej na podstawie upoważnienia Starosty Monieckiego Nr 3/05 z dnia 22 kwietnia 2005 roku, w dniach od 25 do 27 kwietnia 2005 roku.

 

Zakres kontroli

 

Kontrolę finansową przeprowadzono w zakresie ustalenia i przestrzegania procedur kontroli oraz celowości i prawidłowości zaciągania zobowiązań finansowych oraz dokonywania wydatków na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń za okres IV kwartału 2004r. i I kwartału 2005 roku..

 

Ustalenia ogólne

 

Dyrektorem w kontrolowanej jednostce od dnia 01.09.2003r. jest Pani Barbara Jabłońska powołana na to stanowisko przez Starostę Monieckiego dnia 01.09.2003r. - pismo Nr OSS.1030-3/03 na okres do 31.08.2008r..

Obowiązki Głównego Księgowego od dnia 24.02.1999r. pełni Pani Marianna Matwiejczyk zatrudniona na pełnym etacie na podstawie umowy o pracę.

 

Wewnętrzne regulacje organizacyjno-prawne

 

Kontrolą objęto unormowania wewnętrzne kontrolowanej jednostki niezbędne dla właściwego stosowania przepisów ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz.U. Nr 21, poz. 591 ze zm.) oraz innych ustaw i przepisów regulujących zasady gospodarki finansowej, a mianowicie funkcjonowanie:

 

W jednostce funkcjonuje również:

 

Funkcjonowanie kontroli wewnętrznej

 

W celu dokonania oceny funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej w Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Goniądzu oraz realizacji obowiązków Dyrektora jednostki, który jest odpowiedzialny za wykonanie określonych ustawą z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2003r Nr 15, poz. 148 z późn. zm.) obowiązków w zakresie kontroli finansowej wynikających z art. 28a ust. 1 i art. 35a ww. ustawy, kontroli poddano przestrzeganie:

Ustalenia szczegółowe

 

Kontrolą objęto i sprawdzono prawidłowość zaciągania zobowiązań finansowych oraz wydatki z funduszu płac, a także prawidłowość i terminowość naliczania składek na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy, obejmując badaniem następujące zagadnienia:

- plany finansowe i sprawozdania,

- zgodność naliczania płac z angażami pracowników,

- prawidłowość naliczania składek na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy,

- terminowość przekazywania naliczonych składek do ZUS,

- gospodarkę kasową.

 

Wyjaśnień w czasie kontroli udzielała Pani Marianna Matwiejczyk – pełniąca obowiązki Głównego Księgowego.

1. Plany i sprawozdawczość

Sporządzoną sprawozdawczość budżetową sprawdzono pod kątem prawidłowości wypełniania obowiązków sprawozdawczych wynikających z obowiązujących przepisów określonych rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 24, poz. 274 ze zm.) oraz zgodności danych wykazywanych w sprawozdawczości z danymi ewidencji księgowej.

 

Plan po zmianach na 2004 rok kształtuje się następująco:

 

Dz. 854 – edukacyjna opieka wychowawcza

 

rozdz. 85406 – poradnie psychologiczno-pedagogiczne - 198.617,00

z tego:

§ 3020 - 8.878,00

§ 4010 - 128.122,00

§ 4040 - 11.075,00

§ 4110 - 26.850,00

§ 4120 - 3.616,00

pozost. wydatki - 20.076,00

Poniesione wydatki na płace i pochodne oraz pozostałe wydatki budżetowe wykazane w analityce wydatków są zgodne ze sprawozdaniem wydatków Rb 28S za okres od początku roku do 31.12.2004r.

 

rozdz. 85446 – dokształcanie i doskonalenie nauczycieli - 1.000,00

Kwotę tą wydatkowano na zakup testów do poradni psychologiczno-pedagogicznej oraz na zakup książek dla nauczycieli z zakresu pedagogiki i psychologii.

 

rozdz. 85495 – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych emerytów i rencistów - kwota 745,00

Przeznaczona na świadczenia socjalne dla emerytów i rencistów.

 

 

 

Plan wydatków budżetowych na 2005 rok kształtuje się następująco:

 

Dz. 854 – edukacyjna opieka wychowawcza

 

rozdz. 85406 – poradnie psychologiczno-pedagogiczne - 219.427,00

z tego:

§ 3020 - 9.846,00

§ 4010 - 137.399,00

§ 4040 - 10.614,00

§ 4110 - 27.749,00

§ 4120 - 3.800,00

pozost. wydatki - 30.019,00

 

rozdz. 85446 – dokształcanie i doskonalenie nauczycieli - 2.825,00 zł.

z tego planuje się wydać na:

- 2.000,00 finansowanie seminariów, konferencji i szkoleń,

- 725,00 kursy kwalifikacyjne i doskonalące dla nauczycieli,

-100,00 dofinansowanie do przygotowania materiałów szkoleniowych i informacyjnych w tym prenumerata czasopism metodycznych.

 

rozdz. 85495 – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych emerytów i rencistów - kwota 780,00

Przeznaczona na świadczenia socjalne dla emerytów i rencistów.

 

Poniesione wydatki na płace i pochodne oraz pozostałe wydatki budżetowe wykazane w analityce wydatków w okresie od 01.01 – 31.03.2005r. są zgodne ze sprawozdaniem wydatków Rb 28S za okres od początku roku do 31.03.2005r. .

 

2. Płace

 

W kontrolowanej jednostce, oprócz Dyrektora i Głównej Księgowej na całym etacie zatrudnione są następujące osoby:

•  

• Bielawska Wiesława – logopeda

•  

• Świderek Anna – pedagog (przebywająca na urlopie macierzyńskim)

oraz:

•  

• Konaszewska Maria – pedagog (zastępstwo na 10/20 etatu)

•  

• Moczydłowski Sławomir - psycholog 12/20 etatu

•  

• Zdrodowska Jadwiga – lekarz konsultant 2/40 etatu

•  

• Matwiejczyk Marianna – sprzątaczka 10/40 etatu

 

Płace są liczone ręcznie, natomiast składki ZUS w systemie PŁATNIK i przekazywane do ZUS pocztą elektroniczną.

Wyrywkowo sprawdzono zgodność naliczania płac z angażami pracowników, nieprawidłowości nie stwierdzono.

Poddano kontroli wypłatę wynagrodzeń za miesiąc listopad 2004r., które kształtują się następująco:

 

Obsługa

- placa zasadnicza - 1.623,00

- dodatek stażowy - 258,20

- premia 10% - 150,10

Razem 2.031,30

 

Nauczyciele

- płaca zasadnicza - 6.663,60

- dodatek stażowy - 589,72

- dodatek funkcyjny - 250,00

- dodatek wiejski - 666,36

- dodatek mieszkaniowy - 66,00

- dodatek motywacyjny - 133,27

- dodatek trudnościowy - 499,78

- godziny ponadwymiarowe - 621,36

Razem 9.490,09

 

Ogółem wydatki na płace za miesiąc listopad 2004 roku wyniosły 11.521,39 zł..

 

 

Za 2005 rok skontrolowano płace wypłacone w miesiącu styczniu:

Obsługa

- placa zasadnicza - 1.623,00

- dodatek stażowy - 258,20

- premia 10% - 150,10

Razem 2.031,30

 

Nauczyciele

- płaca zasadnicza - 6.663,60

- dodatek stażowy - 589,72

- dodatek funkcyjny - 250,00

- dodatek wiejski - 666,36

- dodatek mieszkaniowy - 33,96

- dodatek motywacyjny - 93,29

- dodatek trudnościowy - 499,78

- godziny ponadwymiarowe - 659,42

Razem 9.456,13

 

Ogółem wydatki na płace za miesiąc styczeń 2005 roku wyniosły 11.487,43 zł..

 

Zatrudnianie pracowników administracji i obsługi oraz ustalanie stawki zaszeregowania odbywa się na podstawie Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26.07.2000 roku (Dz.U. Nr 61 poz. 708) w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego w powiązaniu z Uchwałą Rady Powiatu Nr XV/65/04 z dnia 28.04.2004r. w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia zasadniczego I kategorii zaszeregowania oraz porozumienia dotyczącego wartości jednego punktu w zł. dla poszczególnych kategorii zaszeregowania dla pracowników zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych Powiatu Monieckiego obowiązującą od 01.01.2004 r. .

Regulamin premiowania pracowników administracji i obsługi obowiązujący od dnia 01.10.2003 r. określa wysokość premii miesięcznej. W § 4 pkt. 2 regulaminu premiowania mówi się, że: “w przypadku braku naruszeń dyscypliny pracy oraz zaniedbań obowiązków służbowych każdemu pracownikowi należy się premia w wysokości 10% wynagrodzenia zasadniczego bez konieczności składania pisemnego wniosku o jej wypłatę”.

W ramach posiadanych wolnych środków na wynagrodzenia dla pracowników administracji i obsługi przyznawane są nagrody.

 

Wysokość wynagrodzenia nauczycieli określa rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 stycznia 2005r. (Dz.U. Nr 22, poz. 181 z dnia 09.02.2005r.) do art. 30 ust. 5, art. 33 ust. 3 oraz art. 34 ust. 2 ustawy z dnia 26 stycznia 1982r. – Karta Nauczyciela (Dz. U. Nr 118, poz. 1112 z 2003 roku z późn. zm.), w powiązaniu z Uchwałą Nr XXIV/103/04 Rady Powiatu w Mońkach z dnia 29 grudnia 2004r. w sprawie ustalenia regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: motywacyjnego, funkcyjnego i za warunki pracy oraz innych składników wynagrodzenia, a także wysokość oraz szczegółowe zasady przyznawania i wypłacania dodatku mieszkaniowego.

 

Sprawdzono również naliczenie składek na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy za ww. miesiące:

                                             XI/2004                     I/2005

 

- składka emerytalna              2.249,00                    2.242,36

- składka rentowa                   1.497,78                    1.493,38

- składka chorobowa                  282,28                       281,45

- składka wypadkowa (1,93%)    222,36                       221,71

Razem ubezp. społeczne          4.251,42                    4.238,90

 

- składka zdrowotna                  764,49                        785,31

- składka na Fundusz Pracy        282,28                        281,45

 

Naliczone składki są zgodne z deklaracją ZUS DRA za miesiąc listopad 2004 roku i za miesiąc styczeń 2005 roku. Przelewu składek dokonano w obowiązującym terminie tj.: za miesiąc listopad 06.12.2004r. (5-go grudnia była niedziela) oraz za miesiąc styczeń 2005r. 04.02.2005r..

Podatek dochodowy przekazano w obowiązującym terminie, tj.: za miesiąc listopad kwotę 830,00 zł. w dniu 14.12.2004r., a za miesiąc styczeń 2005r. kwotę 827,50 zł. dnia 18.02.2005r..

3.  Gospodarka kasowa

 

W kontrolowanej jednostce nie funkcjonuje kasa, w zakładowym planie kont nie ujęto konta “101 – kasa”.

W czasie kontroli dokumentów źródłowych stwierdzono dwa razy: w listopadzie i grudniu 2004 roku gotówkowy zakup znaczków pocztowych:

•  

• F-ra Nr 00073/255/9412/R/04 z dnia 17.11.2004 na kwotę – 50,00 zł.

•  

• F-ra Nr 00091/255/9412/R/04 z dnia 30.12.2004 na kwotę – 56,20 zł.

ww. faktury zawierają zapis: “wymienione drugostronnie znaczki pocztowe zużyje się do korespondencji Poradni wg zeszytu rozchodu znaczków” oraz adnotację o treści: “przelano na ror pracownika”.

Z informacji uzyskanych od Głównej Księgowej wynika, że pracownik kupuje za własne pieniądze znaczki dla Poradni. Na podstawie przedstawionej faktury zwraca się pracownikowi wydatkowane pieniądze na osobiste konto bankowe.

Sugeruje się, aby w takich przypadkach wypełniać druk “Rozliczenie zaliczki”, pod który należy podłączyć fakturę gotówkową i następnie przelać należną pracownikowi kwotę na “ROR” pracownika.

 

4. Zakup materiałów i usług

 

Kontroli poddano również celowość dokonywania wydatków na zakup materiałów i usług i zgodność z realizacją zadań.

Z kwoty 20.076,00 w IV kwartale 2004 roku kontrolowana jednostka przeznaczyła na:

§ 4210 zakup materiałów – 2.544,44, a w szczególności na zakup:

- prenumeraty,

- wyposażenia (biurka, szafki, odkurzacz)

- materiałów biurowych,

- środków czystości.

§ 4260 zakup energii – 2.387,72, z tego:

- energia cieplna

- energia elektryczna

- woda i kanalizacja

§ 4270 zakup usług remontowych – 536,80

- naprawa ksero,

§ 4300 zakup usług pozostałych – 583,38

- usługi telekomunikacyjne

- wywóz nieczystości

- inne.

 

Łącznie wydatkowano kwotę 6.052,34 zł.

 

 

Z kwoty 30.019,00 w I kwartale 2005 roku kontrolowana jednostka przeznaczyła na:

§ 4210 zakup materiałów – 1.051,58, a w szczególności na zakup:

- prenumeraty,

- materiałów biurowych,

- program komputerowy.

§ 4260 zakup energii –1.184,12, w tym:

- energia cieplna

- energia elektryczna

- woda i kanalizacja

§ 4270 zakup usług remontowych – 191,00

- naprawa komputera,

- przegląd ksero.

§ 4300 zakup usług pozostałych – 678,22

- usługi telekomunikacyjne

- wywóz nieczystości

- inne.

 

Łącznie wydatkowano kwotę 3.104,92 zł.

 

W kontrolowanej jednostce księgowość prowadzona jest ręcznie, analitykę wydatków budżetowych prowadzi się w rejestrze z zastosowaniem podziałek klasyfikacji budżetowej.

Dokumenty opatrzone są opisem klasyfikacji budżetowej wydatków, podpisami Dyrektora i Głównego Księgowego, a także zawierają wskazanie artykułu ustawy z dnia 10.06.1994r. o zamówieniach publicznych Dz.U. Nr 76 poz. 344 z późn. zmianami., na podstawie którego dokonano wydatku. Od 2 marca 2004 roku nie uwzględniono zmiany przepisów dotyczących zamówień publicznych wynikających z obowiązującej ustawy Prawo zamówień Publicznych z dnia 29.01.2004r. Dz.U. Nr 19 poz. 177, na którą należy powoływać się przy dokonywaniu zakupów.

 

Zobowiązano Dyrektora Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej do zmiany pieczęci określającej podstawę dokonania zakupów.

 

Ustalenia końcowe

 

Wypełniając obowiązki wynikające z art. 127 ust. 2 i ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 15, poz. 148 z 2003r. z późn. zm.) , kontrolą należało objąć co najmniej 5% zrealizowanych wydatków w każdym roku.

W kontrolowanej jednostce badaniu poddano wydatki poniesione na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń oraz wydatki na zakup materiałów i usług w IV kwartale 2004 roku oraz w I kwartale 2005 roku.

W 2004 roku skontrolowane wydatki ogółem wynoszą 22.871,92 zł., co w stosunku do całego budżetu, który wynosi 198.617,00 zł. stanowi 11,52%.

W 2005 roku kontroli poddano ogółem 19.898,01 zł. wydatków. W odniesieniu do całego budżetu wynoszącego 200.362,00 zł. skontrolowano 9,93% wydatków ogółem.

W związku z powyższym stwierdza się, że wykonano postanowienia art. 127 ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych.

 

Na tym protokół zakończono i podpisano bez zastrzeżeń.

 

Ustalenia zawarte w niniejszym protokole zostały omówione z Dyrektorem kontrolowanej jednostki przy współudziale Pani Marianny Matwiejczyk – Głównej Księgowej.

 

Dyrektora kontrolowanej jednostki poinformowano o prawie odmowy podpisania protokołu kontroli i złożenia w terminie 3 dni od jego otrzymania pisemnego wyjaśnienia tej odmowy oraz o prawie wniesienia pisemnych zastrzeżeń do ustaleń kontroli zawartych w protokole w ciągu 3 dni od daty otrzymania protokołu.

 

Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach , z których jeden doręczono kierownikowi kontrolowanej jednostki.

 

Kontrolę odnotowano w księdze kontroli pod pozycją Nr 1.

 

 

Mońki, dn. 04 maja 2005r.

 

Kontrolujący                                   Kontrolowany

 

/-/ Alina Zalewska                          /-/ Barbara Jabłońska

 

Podinspektor                                 Dyrektor

 

 

                                                   /-/  Marianna Matwiejczyk

 

 

                                                  p.o. Główny Księgowy