Białystok, 6 października 2004r.

PN.III.0932/44/04

Pan

Mirosław Paniczko

Starosta Moniecki

Na podstawie art. 76 i 77a ustawy z dnia 1998r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1592 z późn. zm), art. 7 pkt 3 i art. 25 ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2001r. Nr 80, poz. 872 z późn. zm.) w dniach 12,30,31 sierpnia 2004r. Wydział Prawny i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku przeprowadził w podległym Panu Urzędzie kontrolę w zakresie organizacji pracy i funkcjonowania Starostwa oraz organów powiatu.

Kontrolą objęto rok 2003 i 2004 do dnia kontroli.

Skontrolowano organizację pracy, stan informacji wizualnej, organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli, sposób i terminowość załatwiania spraw indywidualnych z zakresu administracji publicznej oraz sposób prowadzenia i przechowywania dokumentacji biurowej.

W czasie kontroli stwierdzono, że w działalności Starostwa występują uchybienia i nieprawidłowości wynikające z nieprzestrzegania obowiązujących przepisów prawa, a mianowicie :

1. Starosta nie złożył Radzie Powiatu sprawozdania z działalności Komisji Bezpieczeństwa i Porządku za rok 2002, do czego zobowiązuje art. 38b ustawy o samorządzie powiatowym;

2. w siedzibie Urzędu brak było informacji na temat miejsca wyłożenia do wglądu i udostępniania dokumentów z działalności organów powiatu, a także możliwości wstępu na sesje Rady i posiedzenia komisji, zgodnie z art. 8a ustawy o samorządzie powiatowym;

3. w sprawach z zakresu przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków:

a) nie udzielono odpowiedzi na skargę na Powiatowy Zarząd Dróg w Mońkach, która wpłynęła do Starostwa w roku 2003, co narusza postanowienia art. 237 § 3 KPA;

b) w roku 2004 błędnie zakwalifikowano jako skargę pismo pracownika Starostwa w sprawie pobicia go przez współpracownika które nie odpowiada kryteriom skargi określonym w art. 227 KPA;

c) na tablicy informacyjnej Starostwa nie zamieszczono informacji dotyczącej dni i godzin w jakich przyjmowani są interesanci Starostwa w sprawach skarg i wniosków, do czego zobowiązuje art. 253 § 4 KPA;

d) w § 26 pkt. 3 regulaminu organizacyjnego Starostwa zawarto dyspozycję stosowania nieobowiązującej od dnia 1 stycznia 1999r. Uchwały Nr 132 Rady Ministrów z dnia 28 listopada 1980r. w sprawie organizacji przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków;

4. naruszono postanowienia art. 35 i 36 KPA w dwóch sprawach zarejestrowanych w teczce aktowej oznaczonej symbolem klasyfikacyjnym AU.7352 pod poz. 60 i 61 oraz w sprawie zarejestrowanej w teczce aktowej oznaczonej symbolem klasyfikacyjnym AU/2003/2004 pod poz. 83;

5. Komisja Rewizyjna obecnej kadencji nie realizowała zadań kontrolnych określonych art. 16 ustawy o samorządzie powiatowym, a protokoły z posiedzeń tej Komisji, wbrew postanowieniom § 8 ust. 4 regulaminu pracy Komisji Rewizyjnej, nie były podpisywane przez jej przewodniczącego;

6. czynności kancelaryjno-techniczne w Starostwie były wykonywane z naruszeniem postanowień rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu, zwanej dalej instrukcją, a mianowicie :

• nie prowadzono centralnego rejestru upoważnień i pełnomocnictw, do czego zobowiązuje § 21 ust. 1 pkt. 4 instrukcji,
• nie prowadzono rejestru przesyłek specjalnego rodzaju, do czego zobowiązuje § 6 ust. 3 instrukcji,
• podteczki zakładano niezgodnie z zapisem § 16 ust. 1 instrukcji;
• rejestrację spraw oraz spisy spraw prowadzono niezgodnie z § 17 instrukcji;
• pisma załatwiające sprawy nie były opatrywane znakiem sprawy, który według § 18 ust. 1 instrukcji jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy i zgodnie z § 27 ust. 1 pkt. 2 jest jednym z elementów, jaki powinno zawierać pismo załatwiające sprawę;
• nie potwierdzano wysyłki pism załatwiających sprawy w sposób zgodny z postanowieniami § 32 ust. 1 instrukcji;
• na kopiach pism załatwiających sprawy nie zamieszczano parafy referentów i daty ich sporządzenia, zgodnie z obowiązkiem wynikającym z § 27 ust. 2 pkt. 1 instrukcji;
• stosowano pieczęcie nagłówkowe i podpisowe w sprawach należących do starosty, nie odpowiadające wzorom określonym w zał. nr 5 pkt. 6 do instrukcji;
• nie opisywano teczek aktowych w sposób określony w zał. nr 7 do instrukcji;
• przy znakowaniu spraw i teczek aktowych nie stosowano właściwych symboli i haseł klasyfikacyjnych oraz kategorii archiwalnej, określonych jednolitym rzeczowym wykazem akt, stanowiącym załącznik nr 9 do instrukcji;
• nie uporządkowano akt obrazujących działalność rady i zarządu powiatu z poprzedniej kadencji, w sposób określony § 48 instrukcji.

Informując o powyższym proszę o podjęcie stosownych działań zmierzających do usunięcia wskazanych uchybień i nieprawidłowości.

Jednocześnie informuję, iż w ciągu 7 dni od otrzymania niniejszego wystąpienia może pan zgłosić umotywowane zastrzeżenia do zawartych w nim ocen, uwag i wniosków.

W przypadku nieskorzystania z tej możliwości, proszę o powiadomienie mnie w ciągu 30 dni o sposobie wykorzystania uwag i wniosków pokontrolnych, w tym o podjętych działaniach na rzecz ich realizacji lub przyczynach niepodjęcia takich działań.

Z up. Wojewody Podlaskiego

/-/ Lidia Stupak

Dyrektor Wydziału Prawnego i Nadzoru