Protokół

 

kontroli Starostwa Powiatowego w Mońkach

ul. Słowackiego 5a 19-100 Mońki

Regon: 050666651 , NIP: 5461195056

 

Kontrolę w dniach 12, 30, 31 sierpnia 2004 r. przeprowadziła Monika Kondratowicz starszy inspektor w Wydziale Prawnym i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku na podstawie upoważnienia do kontroli nr 30/04 z dnia 11 sierpnia 2004r.

Temat kontroli:

Organizacja pracy i funkcjonowanie Starostwa, zwanego dalej Starostwem oraz organów powiatu monieckiego w świetle regulacji zawartych w niżej wymienionych przepisach prawa:

1) ustawa z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001r. , Nr 142, poz. 1592, z późn. zm.),

2) ustawa z dnia 22 marca 1990r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 43, poz. 253, z późn. zm.),

3) ustawa z dnia 20 lipca 2000r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. Nr 62, poz. 718, z póżn. zm.)

4) ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. KPA (tekst jednolity z 2000r., Dz. U. Nr 98, poz. 1071 z póżn. zm.),

5) rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46),

6) rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (dz. U. Nr 160, poz. 1074 z późn. zm.),

7) ustawa z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173 z późn. zm.).

W trakcie kontroli zbadano:

1) organizację pracy w Starostwie,

2) informację wizualną i dostęp do informacji publicznej,

3) obieg dokumentów,

4) organizację działalności organów powiatu tj.: Rady i Zarządu oraz komisji Rady,

5) organizację przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków obywateli,

6) sposób i terminowość załatwiania spraw indywidualnych z zakresu administracji publicznej oraz sposób prowadzenia i przechowywania dokumentacji biurowej.

Kontrolą objęto rok 2003 oraz 2004 do dnia kontroli.

Starostą Monieckim jest Pan Mirosław Paniczko powołany uchwałą Nr I/3/2002 Rady Powiatu Monieckiego z dnia 20 listopada 2002r. w sprawie wyboru Starosty Monieckiego.

Wicestarostą jest Pani Joanna Kulikowska powołana uchwałą Nr I/5/2002 Rady Powiatu Monieckiego z dnia 20 listopada 2002r. w sprawie wyboru Wicestarosty Monieckiego oraz pozostałych członków zarządu powiatu w Mońkach.

W czasie kontroli wyjaśnień udzielali:

- Pani Barbara Maciorowska - Kierownik Wydziału Organizacyjnego i Spraw Społecznych,

- Pani Agata Juchniewicz - podinspektor w Wydziale Organizacyjnym i Spraw Społecznych

W toku kontroli ustalono, co następuje:

1. Organizacja pracy w Starostwie.

Organizację i zasady funkcjonowania Starostwa określiła Rada Powiatu Monieckiego uchwałą Nr IV/14/99 z dnia 4 stycznia 1999r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Mońkach oraz uchwałą Nr X/42/03 z dnia 29 października 2003r. zmieniającą uchwałę w sprawie regulaminu organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Mońkach.

Zgodnie z § 1 regulamin określa: organizację wewnętrzną, zadania wspólne dla wszystkich wydziałów, organizację działalności kontrolnej w Starostwie, przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków, zasady podpisywania (aprobaty) pism i decyzji.

Zgodnie z § 1 ust. 2 w/w regulaminu szczegółowy zakres działania Wydziałów określi Zarząd Powiatu na wniosek Starosty.

Zgodnie z § 3 regulaminu pracą Starostwa kieruje Starosta przy pomocy Wicestarosty oraz Sekretarza i Skarbnika. Starosta jest służbowym przełożonym wszystkich pracowników i odpowiada za funkcjonowanie Starostwa.

Skarbnik jest Głównym Księgowym budżetu powiatu.

W skład Starostwa wchodzą następujące komórki organizacyjne:

- Wydział Organizacyjny i Spraw Społecznych,

- Wydział Budżetowo - Finansowy,

- Wydział Architektury, Urbanistyki, Ochrony Środowiska i Inwestycji,

- Wydział Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami,

- Zarząd Dróg.

Starostwo funkcjonuje w strukturze zgodnej z postanowieniami regulaminu.

Zgodnie z art. 38a ustawy o samorządzie powiatowym zarządzeniem Nr 7/2003 Starosty Monieckiego z dnia 20 marca 2003r. powołano Komisję Bezpieczeństwa i Porządku.

W skład Komisji Bezpieczeństwa i Porządku wchodzą :

- Mirosław Paniczko - Starosta ( Przewodniczący Komisji ),

- Stanisław Citko - radny delegowany przez Radę Powiatu,

- Stanisław Czarnecki - radny delegowany przez Radę Powiatu,

- Zbigniew Męczkowski - Burmistrz Moniek,

- Andrzej Matyszewski - Burmistrz Knyszyna,

- Jerzy Ryszkowski - Burmistrz Goniądza,

- Jarosław Stankiewicz - Z-ca Komendanta Powiatowego Policji,

- Marek Wierzbicki - Naczelnik Sekcji Prewencji Komendy Powiatowej Policji,

Do udziału w pracach Komisji z głosem doradczym Starosta powołał w/w uchwałą :

- Aleksandra Gierasimczuka - Z-cę Komendanta Komendy powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Mońkach,

- Ludwika Zasłonę - inspektora ds higieny żywności Powiatowego Inspektoratu Weterynarii w Mońkach

(uchwała ze składem Komisji stanowi akta kontroli nr 1)

W pracach Komisji uczestniczy prokurator rejonowy w Białymstoku.

Zgodnie z wyjaśnieniami Pani Barbary Maciarowskiej - obsługą administracyjno - biurową Komisji Bezpieczeństwa i Porządku zajmuje się Pan Jarosław Dzięgielewski, któremu zadania tego nie wpisano do zakresu czynności.

(akta kontroli nr 2)

W 2003 roku odbyły się dwa posiedzenia Komisji Bezpieczeństwa i Porządku, tj. w dniach 31.03.2003r. i 22.12 2003r.

Z posiedzenia Komisji w dniu 31.03.2003r. sporządzono protokół, w którym zamieszczano porządek posiedzenia i jego przebieg. Protokół został podpisany tylko przez protokolanta.

Ustalono, iż w roku 2003 Starosta Moniecki nie złożył Radzie Powiatu sprawozdania z działalności Komisji za rok 2002.

Zgodnie z art. 38b ust. 3 "nie później niż do końca stycznia następnego roku kalendarzowego starosta składa radzie powiatu sprawozdanie z działalności komisji za rok ubiegły..."

Natomiast za rok 2003 Starosta złożył sprawozdanie z działalności Komisji na posiedzeniu Rady Powiatu w terminie ustawowym tj.: w dniu 29 stycznia 2004r.

(akta kontroli nr : 3)

W roku 2003 Komisja zajmowała się Programem Zapobiegania Przestępczości oraz Ochrony Bezpieczeństwa Obywateli i Porządku Publicznego.

Dokumentacja Komisji przechowywana jest w teczce aktowej oznaczonej symbolem klasyfikacyjnym OSS.0171/2 i hasłem klasyfikacyjnym Komisja Bezpieczeństwa i Porządku 2003-2004 i oznaczono kategorią archiwalną "B5"

Zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, stanowiącym załącznik nr 9 do instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu hasło klasyfikacyjne dla symbolu 0171 brzmi : "Realizacja uprawnień organu założycielskiego".

Natomiast dla haseł dotyczących bezpieczeństwa i porządku publicznego w/w rzeczowy wykaz akt przewiduje inne symbole klasyfikacyjne.

W teczce prowadzony jest spis spraw.

UPOWAŻNIENIA

W Starostwie nie prowadzono teczki aktowej w której przechowywano by upoważnienia Starosty np. do wydawania decyzji administracyjnych lub załatwiania określonych spraw w imieniu Starosty. Nie prowadzono również żadnego rejestru wydawanych przez Starostę upoważnień i pełnomocnictw.

Zgodnie z § 21 ust. 1 pkt. 4 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. Nr 160, poz. 1074, z późn. zm.) w urzędzie starosty należy prowadzić centralny rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictwa.

Starosta Moniecki, upoważnienia do załatwiania spraw w jego imieniu wydawał w formie zarządzenia.

Zarządzenia te były przechowywane wraz z pozostałymi wydawanymi w innych sprawach w teczce aktowej oznaczonej symbolem klasyfikacyjnym OSS.0135, "Akty normatywne własne wewnętrzne - zarządzenia"

Ponadto kopie wszystkich wydawanych przez Starostę upoważnień przechowywane były w teczkach osobowych pracownika.

Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowiący zał. nr 5 do instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu przewiduje prowadzenie teczki aktowej o symbolu klasyfikacyjnym 0114 i haśle klasyfikacyjnym "Upoważnienia pracowników do załatwiania spraw. Pełnomocnictwa." oraz kategorii archiwalnej "B10".

W czasie kontroli ustalono, że Starosta Moniecki wydał zarządzenia w sprawie upoważnienia pracowników do wydawania decyzji administracyjnych w imieniu starosty - niżej wymienionym osobom :

- Panie Hannie Purta - podinspektorowi w Wydziale Organizacyjnym i Spraw Społecznych, (zarządzenie Nr 9/04 z dnia 11 lutego 2004r.)

- Panu Andrzejowi Rutkowskiemu - podinspektorowi w Wydziale Organizacyjnym i Spraw Społecznych, (zarządzenie nr 6/01 z dnia 26 stycznia 2001r.,

- Panu Pawłowi Piotrowi Kisło - młodszemu referentowi w Wydziale Organizacyjnym i Spraw Społecznych, (zarządzenie Nr 7/01 z dnia 26 stycznia 2001r),

- Panu Jerzemu Rutkowskiemu - podinspektorowi w wydziale Geodezji, kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami, (zarządzenie Nr 3/01 z dnia 25 stycznia 2001r.),

- Panu Tadeuszowi Ożleńskiemu - inspektorowi w Wydziale Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami, (zarządzenie nr 12.01 z dnia 10 kwietnia 2001r.),

- Pani Janinie Katarzynie Koda - p.o. geodety Powiatowego i Kierownika Wydziału geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami, (zarządzenie Nr 20/02 z dnia 27 grudnia 2002r.),

- Panu Wiesławowi Jarockiemu - p.o. Zastępcy Kierownika Wydziału Organizacyjnego i Spraw Społecznych, (zarządzenie nr 5/01 z dnia 26 stycznia 2001r.),

- Panią Genowefę Kulikowską - p.o. Kierownika Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Mońkach, (zarządzenie Nr 16/2003 z dnia 14 listopada 2003r.)

- Pana Karola Grądzkiego - pracownika socjalnego w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Mońkach, (zarządzenie Nr 16/2003 z dnia 14 listopada 2003r.),

- Ponadto zarządzeniem Nr 1/99 z dnia 5 stycznia 1999r. : Pani Krystynie Kulesza - Kierownika Wydziału Organizacyjnego i Spraw Społecznych, Pana Józefa Chwatko - Kierownika Wydziału Architektury, Urbanistyki i Ochrony Środowiska

- oraz zarządzeniem Nr 10/99 z dnia 20 lipca 1999r. : Panu Henryk Purta - inspektorowi w Wydziale Organizacyjnym i Spraw Społecznych, Panu Andrzejowi Rutkowskiemu - podinspektorowi w Wydziale Organizacyjnym i Spraw Społecznych, Pani Krystynie Laskowskiej - zastępcy głównego księgowego w Wydziale Budżetowo-Finansowym, Panu Jerzemu Burzyńskiemu - inspektorowi w Wydziale Architektury, Urbanistyki i Ochrony Środowiska

Dodatkowo Starosta Moniecki wydał zarządzeniem upoważnienie dla :

- Pani Agaty Sulewskiej - Kierownikowi Powiatowego Urzędu Pracy w Mońkach do załatwiania spraw, w tym wydawania decyzji administracyjnych oraz zaświadczeń w zakresie zadań wykonywanych przez powiatowy urząd pracy, (zarządzenie nr 9/2002 z dnia 14 października 2002r.), jak również do wykonywania czynności w imieniu pracodawcy (zarządzenie nr 10/2002 z dnia 14 października 2002r.),

- Panią Łucję Dąbrowską - Skarbnika Powiatu do podpisywania pism korespondencyjnych, wydawania zaświadczeń o wysokości zarobków na prośbę zainteresowanego pracownika oraz innych bieżących pism związanych z przedmiotem działania Wydziału Budżetowo - Finansowego.(zarządzenie nr 1/99 z dnia 5 stycznia 1999r.)

Starosta Moniecki wydał również dwa pełnomocnictwa dla :

- Pani Genowefy Kulikowskiej - p.o. Kierownika Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Mońkach, do zawierania umów w imieniu Starsoty Monieckiego oraz przyznawania dofinansowania ze środków PFRON .... - pełnomocnictwo z dnia 14 listopada 2003r.

- Pani Agaty Sulewskiej - Kierownika Powiatowego urzędu Pracy w Mońkach do zawierania umów oraz wykonywania czynności prawnych związanych z realizacją tych umów - pełnomocnictwo z dnia 04 marca 2004r.

Oba pełnomocnictwa przechowywane były w aktach osobowych w/w pań i nie były oznaczone znakiem sprawy.

Zgodnie z § 27 ust. 1 pkt 2 instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatów pismo załatwiające sprawę powinno zawierać m.in.: znak sprawy.

Zakresy czynności pracowników Starostwa przechowywano w teczkach osobowych pracownika.

W czasie kontroli zapoznano się z zakresami czynności :

- Pani Barbary Maciorowskiej - Kierownika Wydziału Organizacyjnego i Spraw Społecznych,

- Pani Agaty Juchniewicz - podinspektora w Wydziale Organizacyjnym i Spraw Społecznych,

- Pani Janiny Katarzyny Koda - Kierownika Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami - Geodety Powiatowego,

- Pana Józefa Chwatko - Kierownika Wydziału Architektury, Urbanistyki i Ochrony Środowiska,

- Pani Łucji Dąbrowskiej - Skarbnika Powiatu - Kierownika Wydziału Budżetowo-Finansowego,

- Pana Jarosława Dzięgielewskiego - inspektora w Wydziale Organizacyjnym i Spraw Społecznych

W zakresach czynności w/w osób określono zadania, które zobowiązani są wykonywać na zajmowanym stanowisku, uprawnienia, zakres odpowiedzialności służbowej oraz zastępstwo w czasie nieobecności.

Zakresy czynności zostały przedstawione pracownikom do zapoznania się i realizacji, co każdy z nich potwierdził własnoręcznym podpisem.

Pani Barbara Maciorowska - Kierownik Wydziału Organizacyjnego i Spraw Społecznych od chwili objęcia stanowiska Kierownika nie miała zmienionego zakresu czynności i w jej teczce osobowej znajdował się zakres czynności obowiązujący na stanowisku inspektora w Wydziale Organizacyjnym i Spraw Społecznych. Zakres ten został w czasie kontroli uzupełniony aneksem.

Pozostali kierownicy Wydziałów w Starostwie posiadali w dniu kontroli zakresy czynności.

W zakresach czynności kierowników wydziałów określono wykonywanie nadzoru i kontroli wewnętrznej nad pracą podległych pracowników.

Czas pracy Starostwa unormowano Zarządzeniem Nr 14/04 Starosty Monieckiego z dnia 26 marca 2004r. w sprawie ustalenia Regulaminu Pracy Starostwa Powiatowego w Mońkach. Zgodnie z w/w zarządzeniem - praca w Starostwie wykonywana jest codziennie w godzinach 7.30 - 15.30, za wyjątkiem poniedziałku kiedy to godziny pracy wyznaczone są od godz. 8.00 do 16.00. czas pracy Starostwa w jednomiesięcznym rozliczeniu nie przekracza 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo.

Oświadczenia majątkowe.

Starosta Moniecki poinformował Radę Powiatu na posiedzeniu w dniu 29 października 2003r. o tym, że oświadczenia majątkowe złożyły wszystkie zobowiązane do tego osoby, w terminie ustawowym.

Z w/w informacji wynika również, że złożone oświadczenia majątkowe wraz z kopiami zeznań "podatkowych" dostarczono, stosownie do art. 25C ust. 6 ustawy o samorządzie powiatowym do właściwego Urzędu Skarbowego.

(akta kontroli nr 4)

Przewodniczący Rady Powiatu Monieckiego również złożył na sesji Rady Powiatu w dniu 29 października 2003r. informację o złożonych oświadczeniach majątkowych przez radnych Rady Powiatu. Z informacji tej wynika, że przewodniczący Rady dokonał analizy złożonych przez radnych oświadczeń oraz, że wszystkie oświadczenia wpłynęły w terminie ustawowym do dnia 30 kwietnia 2003r.

Z informacji wynika również, że Starosta oraz Przewodniczący Rady przekazali swoje oświadczenia majątkowe do Wojewody Podlaskiego.

2. Informacja wizualna i dostęp do informacji publicznej.

Na parterze budynku, w którym mieści się Starostwo Powiatowe w Mońkach, znajduje się tablica informacyjna o rozmieszczeniu komórek organizacyjnych Starostwa. Na drzwiach pokoi biurowych umieszczono wywieszki z nazwami komórek organizacyjnych oraz nazwiska i stanowiska służbowe pracowników.

W drzwiach wejściowych Starostwa umieszczono informację na temat godzin pracy Starostwa.

W Starostwie nie wywieszono informacji dotyczącej dnia i godzin przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków.

Zgodnie z art. 253 § 4 Kodeksu Postępowania Administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2000r. , Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) "informacja o dniach i godzinach przyjęć powinna być wywieszona na widocznym miejscu w siedzibie danej jednostki organizacyjnej oraz w podporządkowanych jej jednostkach organizacyjnych".

Zgodnie z treścią § 17 statutu powiatu sesje rady są jawne. "Powiadomienie o terminie, miejscu i przedmiocie obrad powinno zostać podane do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie w siedzibach urzędów miast i gmin, urzędów gmin powiatu monieckiego." Ponadto zgodnie ze statutem obywatele mają prawo wglądu do nieutajnionych dokumentów Rady, jej organów i komisji.

Pani Barbary Maciorowskiej - Kierownik Wydziału Organizacyjnego i Spraw Społecznych wyjaśniła, że: "informacje o sesjach Rady Powiatu w Mońkach wywieszane są na tablicy ogłoszeń Starostwa Powiatowego w Mońkach oraz przesyłane do Urzędów Miejskich i Urzędów Gmin powiatu monieckiego. Informacje o posiedzeniach Komisji rady Powiatu w Mońkach nie są rozwieszane". (akta kontroli nr 5)

Zgodnie z postanowieniami statutu (§ 7a ust. 4) wglądu do protokołów z obrad sesji, zarządu, komisji rady można dokonać w godzinach urzędowania Starostwa na stanowisku do spraw obsługi tych organów, w obecności odpowiedzialnego za prowadzenie tych dokumentów pracownika. Dostęp do dokumentów jest bezpłatny. Obywatel może dokonać we własnym zakresie i na własny koszt odpisów tych dokumentów bądź ich części, sporządzić notatki.

Na terenie Starostwa brak jest informacji na temat miejsca wyłożenia do wglądu bądź udostępniania dokumentów z działalności organów powiatu, a także możliwości wstępu na sesje Rady i posiedzenia jej komisji.

W Starostwie zapewniono jawność oświadczeń majątkowych radnych i pracowników oraz informacji o działalności poprzez "opublikowanie na stronie internetowej starostwa powiatowego w Mońkach www.monki.pl

W Starostwie prowadzono teczkę aktową o haśle klasyfikacyjnym "Rozpatrywanie skarg i wniosków, wnioski o udostępnienie informacji publicznej", ozn. symbolem klasyfikacyjnym OSS.0551-1 i kat. arch. "BE5".

Ozn. symbolem klasyfikacyjnym tej teczki wskazuje na to że jest ona traktowana jako podteczka do teczki macierzystej "Rozpatrywanie skarg i wniosków" OSS.0551. Jednak w teczce OSS.0551 w prowadzonym spisie spraw nie ma o tym adnotacji będącej tytułem założonej podteczki..

Zgodnie z § 16 ust. 4 instrukcji "w przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki..."

W spisie spraw w/w teczki zarejestrowano 2 wnioski: o regulamin wynagrodzenia nauczycieli w Zespole Szkół Ogólnokształcących i Zawodowych w Mońkach oraz o informacje dotyczące wykonania budżetu powiatu za 2003r.

Wnioski zostały rozpatrzone pozytywnie w terminie ustawowym.

W Starostwie nie prowadzono rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej.

W Urzędzie nie ma ustalonego wzoru wniosku o udostępnienie informacji publicznej. Zgodnie z wyjaśnieniami Pani Barbary Maciorowskiej w internecie na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Starostwa "podczepiony" jest wniosek opracowany przez Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego w Białymstoku.

3. Obieg dokumentów.

W Starostwie funkcjonuje stanowisko pracy ds. kancelaryjnych na którym jest zatrudniona Pani Agata Juchniewicz - podinspektor w Wydziale Organizacyjnym i Spraw Społecznych. Do zadań tego stanowiska pracy zgodnie z ustalonym zakresem czynności należy m.in. "prowadzenie spraw kancelaryjnych".

Napływającą do Starostwa korespondencję ewidencjonowano w dzienniku korespondencyjnym prowadzonym wg ogólnie obowiązującego wzoru.

Nie prowadzono wyodrębnionego rejestru wpływów specjalnych oraz kontrolnego rejestru przesyłek specjalnych. Nie prowadzono również książki depozytowej, bo jak wyjaśniła Pani Agata Juchniewicz depozytów Starostwo nie posiada.

Zgodnie z § 6 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu przesyłki specjalnego rodzaju ( telegramy, telefonogramy, dalekopisy, faksy, poczta elektroniczna, pisma organów naczelnych i centralnych, pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościowe) kancelaria wpisuje do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju według wzoru ustalonego przez kierownika wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych w urzędzie ..."

Z zapisów dokonanych w dzienniku korespondencyjnym oraz dekretacji osób przeglądających wpływy wynika, że z reguły trafiały one do referentów spraw w tym samym lub następnym dniu.

Wysyłką korespondencji - nadawaniem korespondencji w urzędzie pocztowym zajmuje się Pani Agata Juchniewicz, natomiast przygotowywaniem wysyłki korespondencji i przesyłek, adresowaniem kopert zajmują się pracownicy wydziałów.

4. Organizacja działalności organów powiatu.

Organizację wewnętrzną oraz tryb pracy organów Powiatu Monieckiego określa Statut Powiatu ustanowiony uchwałą Nr III/13/98 Rady Powiatu Monieckiego z dnia 21 grudnia 1998r. Do dnia kontroli statut zmieniano uchwałami Rady Powiatu Monieckiego:

- Nr VI/27/99 z dnia 2 marca 1999r.,

- Nr XVII/72/2000 z dnia 11 kwietnia 2000r.,

- Nr XIX/86/2000 z dnia 26 lipca 2000r.,

- Nr XXXII/129/01 z dnia 4 września 2001r.,

- Nr XXXV/140/02 z dnia 29 stycznia 2002r.,

- Nr III/9/03 z dnia 24 stycznia 2003r.,

- Nr VII/33/03 z dnia 16 czerwca 2003r.,

- Nr X/41/03 z dnia 29 października 2003r.

Rada Powiatu w Mońkach

Organizację wewnętrzną oraz tryb pracy Rady Powiatu określa rozdział 2 Statutu zatytułowany : "Organy powiatu".

Z postanowień statutu wynika m. in., że:

- Rada Powiatu obraduje na sesjach zwyczajnych zwoływanych przez przewodniczącego w miarę potrzeb, nie rzadziej jednak niż raz na kwartał,

- przewodniczący Rady zwołuje w ciągu 7 dni sesję na wniosek : Zarządu Powiatu lub co najmniej ¼ ustawowego składu Rady,

- Przewodniczący Rady przygotowuje i zwołuje sesje Rady,

- Sesje Rady Powiatu są jawne.

Statut stanowi ponadto o sposobie podejmowania uchwał, o elementach jakie powinien zawierać porządek obrad, podstawowych zasadach redakcji uchwał Rady, trybie przeprowadzania głosowań, a także o podstawowych elementach jakie powinien zawierać protokół z sesji Rady, tryb wyboru na przewodniczącego Rady, Wiceprzewodniczącego, Przewodniczącego i członków Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu i skład osobowy komisji stałych Rady. W Statucie określono zadania i tryb pracy komisji Rady.

Ustalono, iż w obecnej kadencji Rady Powiatu Monieckiego odbyło się 16 sesji.

Uchwałą Nr VII/33/03 Rady Powiatu w Mońkach z dnia 16 czerwca 2003r. zmieniającą uchwałę w sprawie Statutu Powiatu Monieckiego skreślono zapis w statucie zobowiązujący Radę do działania zgodnie z ustalonym przez siebie planem pracy.

Na stanowisku pracy związanym z obsługą Rady prowadzono przedmiotową teczkę" Protokoły sesji Rady Powiatu" oznaczoną symbolem OSS. 0041 i kat. arch. "A", w której przechowywano oryginały protokołów z materiałami stanowiącymi przedmiot obrad.

Uchwały Rady stanowiły załącznik do protokołów.

Przedmiotowa teczka zawierała spis spraw.

Na każdej sesji Rada rozpatrywała informację o pracy Zarządu w okresie międzysesyjnym. Pani Barbara Maciorowska wyjaśniła, że każde sprawozdanie z działalności Zarządu zawierało informację o działalności finansowej.

W Starostwie prowadzono teczkę aktową ze spisem spraw zatytułowaną "Rejestr uchwał Rady Powiatu" o symbolu OSS.0046 i kat. arch. "A". W teczce tej przechowywane były uchwały Rady.

Protokoły z obrad sesji Rady odzwierciedlały przebieg obrad i zawierały :

- numer protokołu, składający się z cyfry rzymskiej łamanej przez dwie ostatnie cyfry roku, w którym odbyła się sesja,

- datę i miejsce obrad,

- listę obecności radnych obecnych i pozostałych uczestników obrad (gości zaproszonych),

- wzmiankę o przyjęciu protokołu z ostatniego posiedzenia,

- porządek obrad,

- sprawozdanie z działalności Zarządu Powiatu w okresie międzysesyjnym,

- interpelacje i zapytania radnych,

- wolne wnioski i oświadczenia radnych

- przebieg obrad, w tym dyskusję nad poszczególnymi materiałami i uchwałami poddanymi pod obrady Rady, oraz głosowania radnych nad poszczególnymi uchwałami,

- podpis przewodniczącego i protokolanta.

Obsługę Rady Powiatu Monieckiego w Starostwie powierzono Pani Barbarze Maciorowskiej - kierownikowi Wydziału Organizacyjnego i Spraw Społecznych.

Komisje Rady

Sprawy dotyczące działalności komisji uregulowano w Statucie Powiatu w § 36 - 49 . Rada Powiatu uchwałą nr III/12/03 z dnia 24 stycznia 2003r. ustaliła skład osobowy, następujących komisji i ustaliła przedmiot ich działania:

- Budżetu i Finansów (w składzie 5 - osobowym),

- Spraw Społecznych (w składzie 5 - osobowym),

- Rozwoju Gospodarczego i Turystyki (w składzie 5 -osobowym),

(akta kontroli nr 6)

Uchwałą Nr III/11/03 Rada Powiatu w Mońkach z dnia 24 stycznia 2003r. w sprawie powołania komisji stałych Rady Powiatu w Mońkach ustaliła zadania komisji stałych oraz ilość radnych w poszczególnych komisjach. W § 4 uchwały Rada zobowiązała komisje do corocznego przedkładania planów pracy i sprawozdań ze swej działalności.

Komisje stałe wywiązały się z obowiązku nałożonego przez Radę w § 4 w/w uchwały.

Wszystkie Komisje stałe oraz Komisja Rewizyjna działały w oparciu o swój plan pracy przyjęty przez Radę Powiatu.

W/w Komisje obradowały na posiedzeniach wspólnych, jak również we własnym gronie. Na pierwszym posiedzeniu komisje stałe wybierały ze swego grona przewodniczącego oraz uchwalały Regulamin Pracy Komisji .

Komisje stałe Rady Powiatu nie przeprowadzały kontroli, głównie zajmowały się opiniowaniem i analizą przedstawionych im informacji.

W Urzędzie prowadzone są teczki o symbolu OSS.0052/1,2,3,4 odrębnie dla każdej komisji Rady, w których przechowywane są protokoły z posiedzeń komisji, odzwierciedlające przebieg tych posiedzeń. Teczki nie były oznaczone kategorią archiwalną.

W teczkach nie prowadzono spisu spraw.

Zgodnie z § 17 ust. 1 instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, lub do rejestru kancelaryjnego.

Z obrad komisji sporządzano protokoły. Sposób ich sporządzania został uregulowany w regulaminach pracy komisji.

Zgodnie z postanowieniami § 36 Statutu Powiatu Monieckiego Rada Powiatu kontroluje działalność zarządu oraz powiatowych jednostek organizacyjnych i w tym celu powołuje Komisję Rewizyjną .

Członków Komisji Rewizyjnej powołano uchwałą nr III/10/03 Rady Powiatu w Mońkach z dnia 24 stycznia 2003r. Komisja liczy 5 osoby i działa w oparciu o plan pracy.

Przedmiot działania Komisji Rewizyjnej określono w § 36-43 Statut Starostwa.

Komisja Rewizyjna od początku kadencji do dnia kontroli nie przeprowadzała żadnej kontroli.

Na posiedzeniach Komisji ustalano planu pracy i kontroli na rok 2003 i 2004., opiniowano uchwały Rady i wnioski o absolutorium Zarządowi Powiatu oraz rozpatrywano jedną skargę wspólnie z Komisją Spraw Społecznych.

Większość z protokołów z posiedzeń Komisji Rewizyjnej nie była podpisana przez przewodniczącego Komisji do czego zobowiązuje przewodniczącego § 8 ust. 4 regulaminu pracy Komisji Rewizyjnej uchwalonego uchwałą Nr 1 Komisji Rewizyjnej z dnia 11 lutego 2003r.

Dokumentacja dotycząca pracy Komisji Rewizyjnej przechowywana jest w teczce aktowej oznaczonej symbolem klasyfikacyjnym OSS. 0052 "Posiedzenia Komisji Stałych - Komisja Rewizyjna" bez oznaczenia kategorii archiwalnej, do teczki nie założono spisu spraw.

Obsługa radnych

W Urzędzie jest prowadzony "rejestr interpelacji, wniosków i zapytań radnych" oznaczony symbolem OSS.0045 o kat. arch. "A" ; rubryki w rejestrze to :

- l.p.,

- data,

- osoba zgłaszająca,

- treść interpelacji-wniosku,

- odpowiedzialny za odpowiedź,

- sposób załatwienia,

- uwagi.

Na podstawie rejestru ustalono, że w obecnej kadencji zgłoszono 11 wniosków.

5 wniosków-interpelacji przekazano do załatwienia Zarządowi Powiatu, 2 bezpośrednio Staroście, 1 skierowano do załatwienia Dyrektorowi SP ZOZ w Mońkach, 1 - do Komisji Rewizyjnej, 1-do Przewodniczącego Rady, a jeden wniosek o wydanie dokumentów został załatwiony od ręki przez osobę prowadzącą obsługę Rady.

W Starostwie prowadzono teczkę aktową OSS.0045 "Interpelacje, zapytania i wnioski radnych" ozn. kat. arch. "A".

Zarząd Powiatu

W skład Zarządu Powiatu wchodzi 5 członków : Starosta powołany uchwałą Nr I/3/2002 Rady Powiatu w Mońkach z dnia 20 listopada 2002r. w sprawie wyboru Starosty Grajewskiego, oraz Wicestarosta i 3 członków Panowie : Sławomir Marek Ciesielski, Stanisław Citko i Zdzisław Marciszewski powołani uchwałą Nr I/5/2002 Rady Powiatu w Mońkach z dnia 20 listopada 2002r. w sprawie wyboru Wicestarosty Monieckiego oraz pozostałych Członków Zarządu Powiatu w Mońkach.

Organizację oraz tryb pracy Zarządu określa Statutu Powiatu (§52-62).

Zgodnie z zapisem § 57 ust.2 Statutu, posiedzenia Zarządu odbywają się" w razie potrzeb, nie rzadziej jednak niż raz na dwa tygodnie".

W Urzędzie prowadzi się teczkę aktową o symbolu OSS.0062 " Posiedzenia Zarządu -protokoły", w której przechowywane są protokoły z posiedzeń Zarządu . W wyniku analizy protokołów nr 10/03, 18/03, 34/04, 50/04, 58/04 ustalono, iż protokoły z posiedzeń Zarządu Powiatu odpowiadają wymogom formalnym, tj. numery protokołów zachowują ciągłość od początku kadencji, protokoły zawierają datę, przewodniczącego obrad, porządek obrad i przebieg obrad, wzmiankę o podjętych uchwałach i sposób głosowania nad nimi, podpis przewodniczącego i protokolanta, zamieszczono informacji o miejscu posiedzenia Zarządu oraz o przyjęciu protokołu z poprzedniego posiedzenia. Uchwały podjęte na posiedzeniu Zarządu są załącznikami do protokołu.

W przypadku jednego z kontrolowanych protokołów tj. nr 10/03 z posiedzenia w dniu 3 marca 2003r. ustalono brak: miejsca posiedzenia, wzmianki o przyjęciu protokołu z poprzedniego posiedzenia, głosowania nad podejmowanymi uchwałami oraz porządku obrad.

W Urzędzie prowadzona jest teczka aktowa ze spisem spraw gdzie przechowywane są uchwały Zarządu zatytułowana "rejestr uchwał Zarządu Powiatu" o symbolu OSS.0064 i kat. arch. "A".

W spisie spraw zarejestrowano 110 uchwał Zarządu.

Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowiący załącznik nr 9 do instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu przewiduje prowadzenie odrębnego rejestru uchwał ozn. symbolem klasyfikacyjnym 0064 i kat. arch. "A" oraz teczki aktowej gdzie przechowuje się uchwały oraz inne akty prawne wydawane przez Zarząd ozn. symbolem i hasłem klasyfikacyjnym 0063 "Decyzje, zarządzenia, postanowienia, uchwały" i kat. arch. "A".

W Starostwieprowadzona jest teczka aktowa oznaczona symbolem klasyfikacyjnym OSS.0063 "Decyzje, zarządzenia, postanowienia, uchwały" i kat. arch. "A". Teczka prowadzona jest od 2003r.

W roku 2003 w teczce tej zarejestrowano 6 postanowień i 1 decyzję, a w roku 2004 - 17 postanowień.

Żadne z postanowień przechowywanych w w/w teczce aktowej nie jest oznaczone symbolem klasyfikacyjnym teczki, w której są przechowywane. Postanowienia zawierają natomiast oznaczenie właściwej komórki merytorycznej, która je sporządziła i symbol teczki w której są przechowywane w tej komórce.

Zgodnie z wyjaśnieniami Pani Barbary Maciorowskiej "Uchwały Rady Powiatu oraz Zarządu Powiatu do jednostek organizacyjnych przekazywane są wraz z pismami przewodnimi z merytorycznych stanowisk pracy na stanowiska pracy odpowiedzialne za wykonanie poszczególnych uchwał przekazywane przez pracownika prowadzącego obsługę Rady Powiatu i Zarządu Powiatu. Zarząd Powiatu zabezpiecza wykonawstwo uchwał Rady poprzez merytorycznych pracowników Starostwa Powiatowego.

Nadzór nad wykonywaniem uchwał w praktyce sprawowany jest przez Kierownictwo Urzędu : Starostę, Wicestarostę oraz Kierowników poszczególnych Wydziałów.

Zarząd Powiatu nadał swymi uchwałami regulaminy organizacyjne 5 jednostkom organizacyjnym:

1) Powiatowemu Urzędowi Pracy w Mońkach,

2) Domowi Pomocy Społecznej w Mońkach,

3) Domowi Pomocy Społecznej "Dom Kombatanta" w Mocieszach,

4) Powiatowemu Centrum Pomocy Rodzinie w Mońkach,

5) Młodzieżowemu Ośrodkowi Wychowawczemu "Promyk" w Goniądzu.

Regulaminy organizacyjne były również nadane Powiatowemu Inspektorowi Weterynarii w Mońkach, Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej - obecnie wyłączonych z powiatowej administracji zespolonej oraz Powiatowemu Zarządowi Dróg w Mońkach - jednostce włączonej od dnia 01.01.2004r. w struktury Starostwa.

5. Organizacja przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków.

Tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Urzędzie unormowano w rozdziale VI regulaminu organizacyjnego Starostwa.

Tryb przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków przez Radę Powiatu formalnie nie został uregulowany w żadnym akcie prawa miejscowego.

Zgodnie z zapisami § 23 ust. 1 w/w regulaminu, Starosta lub Wicestarosta przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków w każdy wtorek w godzinach od 8.00 do 16.00.

Informacja o dniach i godzinach przyjęć w sprawach skarg i wniosków nie została zamieszczona na tablicy informacyjnej Starostwa nie przesłano jej również do jednostek organizacyjnych powiatu z prośbą o jej wywieszenie w widocznym miejscu.

Zgodnie z art. 253 § 4 Kodeksu Postępowania Administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2000r. , Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) "informacja o dniach i godzinach przyjęć powinna być wywieszona na widocznym miejscu w siedzibie danej jednostki organizacyjnej oraz w podporządkowanych jej jednostkach organizacyjnych".

Obowiązek ten jest również określony w § 23 ust. 3 regulaminu organizacyjnego.

W § 26 pkt. 3 regulaminu zawarto dyspozycję stosowania Uchwały Nr 132 Rady Ministrów z dnia 28 listopada 1980r. w sprawie organizacji przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków - która nie obowiązuje od dnia 1 stycznia 1999r.

W Starostwie prowadzono "rejestr skarg i wniosków" .

Rejestr prowadzony jest wg ustalonego wzoru od 1999r. Rejestr oznaczono symbolem klasyfikacyjnym OSS.0550 i kat. arch. "A".

W roku 2003 dokonano - 8 wpisów, a w roku 2004 - 3 wpisów.

Skargi i wnioski przechowywano w teczce oznaczonej symbolem klasyfikacyjnym OSS.0551 "Rozpatrywanie skarg i wniosków" i kat. Arch. BE-5.

W roku 2003 w teczce tej zarejestrowano 9 skargę, a w roku 2004 - 3 skargi.

Skargi zarejestrowane w roku 2003 dotyczyły : działalności Starostwa (nie załatwienia sprawy w terminie, zaniedbania obowiązków pracowniczych) oraz działalności gminnych jednostek organizacyjnych.

Skarga zarejestrowana pod poz. 5 na Powiatowy Zarząd Dróg w Mońkach wpłynęła do Urzędu w dniu 07.07.2003r. Pismem z dnia 09.07.2003r. Starosta wystąpił do Dyrektora jednostki o informacje w sprawie skargi i wyznaczył termin załatwienia na dzień 31.07.2003r.

Pismo to dano również do wiadomości skarżącym.

Dyrektor Powiatowego Zarządu Dróg w Mońkach udzielił odpowiedzi dla Starostwa pismem z dnia 30.07.2003r. , która to odpowiedź również została przekazana do wiadomości skarżącym.

Udzielona przez Dyrektora Zarządu Dróg Powiatowych w Mońkach odpowiedź została zarejestrowana w spisie spraw przedmiotowej teczki, jako odrębna sprawa.

Zgodnie z § 17 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu "sprawę (nie pismo) rejestruje tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym.

(akta kontroli nr 7)

Z przedstawionej w czasie kontroli dokumentacji wynika, że Starostwo po otrzymaniu w/w odpowiedzi - nie udzieliło odpowiedzi skarżącym.

Zgodnie z art. 237 § 3 KPA : "o sposobie załatwienia skargi zawiadamia się skarżącego".

Przyjmując, że odpowiedzi na skargę i wniosek zostały wysłane w dniu podpisania lub dnia następnego - skarga i wniosek zostały załatwione w terminie ustawowym.

Skarga zarejestrowana pod poz. 5 na opieszałość pracowników Urzędu, która wpłynęła do Starostwa 14.05.2003r. - została wycofana przez skarżącą w dniu 21.05.2003r.

Wszystkie pisma w sprawie skarg wysyłane ze Starostwa były opatrzone pieczęcią nagłówkową o treści "Starostwo Powiatowe w Mońkach", a podpisową : "Starosta".

Załącznik nr 5 do instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu - dla pieczęci podpispowej "Starosta" przewiduje pieczęć nagłówkową o treści : "starosta Moniecki"

W roku 2004 w przedmiotowej teczce dotyczącej rozpatrywania skarg i wniosków zarejestrowano pod poz. 1 skargę pracownika Starostwa na drugiego pracownika tego samego Wydziału.

Zgodnie z postanowieniami art. 227 KPA przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy albo przez ich pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw.

W Starostwie nie prowadzono ewidencji przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków.

W Starostwie ustalono wzór "protokołu przyjęcia skargi wniesionej ustnie".

Zgodnie z zakresem czynności przyjmowanie i załatwianie skarg, wniosków i listów obywateli należy do Pani Agaty Juchniewicz - podinspektora w Wydziale Organizacyjnym i Spraw Społecznych.

6. Sposób i terminowość załatwiania spraw indywidualnych z zakresu administracji publicznej oraz sposób prowadzenia i przechowywania dokumentacji biurowej.

Instrukcja kancelaryjna dla organów powiatu (Dz. U. Nr 160, poz. 1074 z późn.z zm.), wprowadza w Starostwie dla organów powiatu bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.

W Starostwie system ten został wprowadzony i jest stosowany.

Pani Barbara Maciorowska - Kierownik Wydziału Organizacyjnego i Spraw Społęcznych wyjaśniła, że obowiązujący jednolity rzeczowy wykaz akt wprowadzony w/w rozporządzeniem - nie był dostosowywany do potrzeb Starostwa.

Sposób prowadzenia dokumentacji biurowej.

Sposób i terminowość załatwiania spraw indywidualnych z zakresu administracji publicznej oraz sposób gromadzenia dokumentacji biurowej ustalono na podstawie analizy akt niżej wymienionych teczek aktowych :

- OSS.6035 - "Nadzór weterynaryjny", kat. arch. B5, 2003 - 2004,

- AU. 7352/2003 tom I - "Zgłoszenia robót budowlanych", bez oznaczenia kategorii archiwalnej,

- AU/2003/2004 - TOM I (od 1-118) - "Zaświadczenia o wielkości powierzchni mieszkaniowej (Mońki, Goniądz, Knyszyn, Krypno, Trzcianne, Jświły, Jasionówka),

- GG.7430.8 - "Ewidencja gruntów i budynków", kat. arch. "A",

- GG.6012 - bez hasła klasyfikacyjnego, kat. arch. B5, rok 2003

W czasie badania w/w teczek aktowych ustalono :

- jednolity rzeczowy akt dla organów powiatu nie przewiduje symbolu i hasła klasyfikacyjnego ustalonego dla teczki : OSS.6035,

- na teczce oznaczonej symbolem klasyfikacyjnym GG.6012 nie zamieszczono hasła i klasyfikacyjnego przewidzianego dla tego symbolu i kategorii archiwalnej, natomiast na teczce o haśle klasyfikacyjnym "Zaświadczenia o wielkości powierzchni mieszkaniowej (Mońki, Goniądz, Knyszyn, Krypno, Trzcianne, Jświły, Jasionówka) ozn. symbolem literowym Wydziału oraz rocznikami AU/2003/2004 nie umieszczono symbolu klasyfikacyjnego określonego jednolitym rzeczowym wykazem akt dla tego hasła;

Zgodnie z zał. Nr 7 do instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu teczka aktowa powinna zawierać następujące elementy : symboli literowy komórki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, oznaczenie jednostki i komórki organizacyjnej, kategorię archiwalną, tytuł teczki i nazwa hasła klasyfikacyjnego, roczne daty końcowe akt.

- w teczce oznaczonej symbolem GG.6012 nie prowadzono spisu spraw, którego wzór określa załącznik nr 4 do instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu,

- na kopiach pism znajdujących się w teczkach oznaczonych symbolami : GG.6012 (dot. prośby Pana A. Koniecznego z Sejn), AU/2003/2004 (dot. sprawy zarejestrowanej w roku 2003 - poz. 83, 108, 2004r. - poz. 13, 58). AU.7352/2003 (dot. sprawy zarejestrowanej pod poz. 52) - nie było potwierdzenia wysłania tego pisma.

Zgodnie z postanowieniami § 32. ust. 1 instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu "pisma przeznaczone do wysłania pracownik kancelarii stwierdza swoją parafką lub w odpowiednim zbiorze na nośniku elektrycznym wysyłkę pisma wraz z datą jego wysłania.

- W teczce AU/2003/2004 w pismach załatwiających sprawy zarejestrowane w 2003r.-pod poz.83, 108, 2004r- pod poz. 13, 58 nie było : parafy referenta i daty sporządzenia pisma.

Również w teczce oznaczonej symbolem AU-7352/2003 pod poz. 52 również nie zamieszczono w/w elementów.

Zgodnie z § 27 ust. 2 pkt. 2 instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu: "kopia pisma załatwiającego powinna zawierać parafę referenta i datę sporządzenia (z lewej strony pod treścią pisma)

- W teczce oznaczonej symbolem GG.6012 przechowywane są pisma wychodzące z Urzędu, które mają pieczęć nagłówkową "Starostwo Powiatowe w Mońkach", a podpisową "Starosta".

Stosowanie takiej konfiguracji pieczęci jest niezgodne z ustalonym załącznikiem Nr 5 pkt. 6 do instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu - wzorem pieczęci nagłówkowych i pieczęci do podpisowych w sprawach należących do starosty.

- W teczce AU/2003/2004 zarejestrowano pismo Pana A. Koniecznego z Sejn, odpowiedź na to pismo nie była opatrzona znaku sprawy.

Zgodnie z postanowieniami § 27 ust. 1 pkt 2 instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu pismo załatwiające sprawę powinno zawierać m.in. znak sprawy.

Ponadto w czasie kontroli ustalono, że na dwóch zgłoszeniach zarejestrowanych w teczce aktowej oznaczonej symbolem klasyfikacyjnym AU.7352 pod poz. 60 i 61 w treści których warte są prośby o wyrażenie zgody na wcześniejsze rozpoczęcie robót oraz o skrócenie terminu zawiadomienia. W obu przypadkach nie udzielono odpowiedzi (wpływy z dnia 24 i 25 czerwca 2003r). Również w prowadzonej "ewidencji zgłoszeń o których mowa w art. 30 prawa budowlanego" nie ma żadnej adnotacji na temat załatwienia sprawy.

Zgodnie z postanowieniami art. 35 § 1 KPA organ administracji publicznej obowiązany załatwić sprawę bez zbędnej zwłoki. A w myśl postanowień art. 14 §1 KPA sprawy należy załatwiać w formie pisemnej. W kontrolowanych aktach tych spraw nie było również żadnej adnotacji potwierdzającej załatwienie sprawy w formie ustnej, o której mowa w art. 14 § 2KPA..

W aktach spraw nie było również informacji o wyznaczeniu dodatkowego terminu załatwienia sprawy.

Terminowość załatwiania spraw

W czasie kontroli stwierdzono 1 przypadek naruszenia ustawowego terminu załatwiania sprawy.

Wniosek zarejestrowany w roku 2003 pod poz. 83 w teczce oznaczonej AU/2003/2004 "Zaświadczenia o wielkości powierzchni mieszkaniowej (Mońki, Goniądz, Knyszyn, Krypno, Trzcianne, Jaświły, Jasionówka), wpłynął do Starostwa w dniu 28 lipca 2003r., a zaświadczenie wydano pismem z dnia 23 grudnia 2003r. tj. z uchybieniem ustawowego terminu o niespełna 5 miesięcy.

Zgodnie z postanowieniami art. 35 KPA organ administracji publicznej zobowiązany jest załatwić sprawę bez zbędnej zwłoki, a sprawy wymagające postępowania wyjaśniającego powinny być załatwione w terminie określonym jako : nie później niż w ciągu miesiąca lub przy sprawach szczególnie skomplikowanych - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy.

W aktach spraw nie było informacji o wyznaczeniu dodatkowego terminu załatwienia sprawy w myśl przepisu art. 36 KPA.

Przechowywanie dokumentacji biurowej.

Akta (w w/w teczkach aktowych) załatwianych spraw przechowywane są przez referentów w przedmiotowych teczkach w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy oznaczano identycznym znakiem, zawierającym elementy zgodne z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej.

W czerwcu 2002r Archiwum Państwowe przeprowadziło w Starostwie Powiatowym w Mońkach kontrolę archiwum zakładowego, które pismem z dnia 21 czerwca 2002r. znak NA 402-39/02 wystosowała zalecenia pokontrolne do Starosty Monieckiego.

Z ustnych wyjaśnień Pani Barbary Maciorowskiej Kieerownika Wydziału Organizacyjnego i Spraw Społecznych oraz odpowiedzialnej (zgodnie z zakresem czynności) za prowadzenie archiwum zakładowego Pani Agaty Juchniewicz - Starosta Moniecki nie wydał zarządzenia (instrukcji) określającego zasady i tryb postępowania z dokumentacją biurową.

Do wydania takiej instrukcji zobowiązuje Starostę art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002r. Nr 171, poz. 1396).

W czasie kontroli ustalono również, że należące do kategorii archiwalnej "A" akta obrazujące działalność rady i zarządu powiatu z poprzedniej kadencji, nie zostały uporządkowane w sposób określony § 48 instrukcji kancelaryjnej i zgromadzone w archiwum zakładowym w sposób gwarantujący ich bezpieczne przechowywanie.

W archiwum zakładowym prowadzone są następujące teczki aktowe :

6) OSS. 0824, kat. arch. "A" - "protokoły brakowania akt i spisy akt wybrakowanych" - rok 2000,

7) OSS.0814, kat. arch. "A" - "Opinie i wnioski archiwum państwowego", - lata 1999, 2000, 2001, 2002

8) Or.O.0824, kat. arch. "B10" - "Brakowanie akt, protokoły zniszczeń" - rok 1998,

9) Or. O.0821, kat. arch. "A" - "spisy i protokoły zdawczo-odbiorcze akt przekazywanych do archiwum państwowego"

Teczka prowadzona od 1993 r. Są w niej również spisy z roku 2002.

10) Or.O.0821, kat. arch. "A" - "spisy zdawczo odbiorcze akt do archiwum zakładowego"

11) Or.O.0820, kat. arch. "A" - "spisy i protokoły zdawczo-odbiorcze akt dl archiwum zakładowego"

Starosta Moniecki został poinformowany o prawie zgłaszania umotywowanych zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole przed podpisaniem protokołu oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.

Na tym protokół zakończono i po odczytaniu podpisano.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden doręczono Staroście Monieckiemu.

O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu w książce kontroli w Starostwie Powiatowym w Mońkach pod pozycją .3/2004

Białystok, 23 września 2004 r.

Starosta                            Starszy Inspektor

/-/ Mirosław Paniczko      /-/ Monika Kondratowicz